WYPOŻYCZENIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH
Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum Akt Nowych w Warszawie są wypożyczane do celów wystawienniczych zgodnie z zarządzeniem nr 15 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 października 2012 r. w sprawie wypożyczania materiałów archiwalnych do celów wystawienniczych.
Wniosek o wypożyczenie
- Składany co najmniej:
- 3 miesiące przed wystawą krajową
- 6 miesięcy przed wystawą zagraniczną
- 6 miesięcy przed wystawą krajową, jeśli materiały wymagają konserwacji
- 8 miesięcy przed wystawą zagraniczną jeśli materiały wymagają konserwacji
- Wniosek powinien zawierać:
- tytuł i temat wystawy
- miejsce i czas trwania ekspozycji
- dane Biorącego i osoby odpowiedzialnej
- wykaz materiałów archiwalnych
- deklarację akceptacji warunków ekspozycji i transportu
- wypełniony kwestionariusz dotyczący warunków ekspozycyjnych [Zobacz kwestionariusz]
Umowa wypożyczenia
- Materiały wypożyczane są na podstawie umowy i mogą być eksponowane wyłącznie w zakresie w niej ustalonym.
- Umowa jest przygotowywana przez Wypożyczającego.
- Umowa musi zostać podpisana co najmniej 14 dni przed transportem.
Czas ekspozycji
- 1 miesiąc, może być przedłużony o maksymalnie o 3 miesiące.
Koszty ponoszone przez Biorącego
- Wypożyczenie jest bezpłatne, ale Biorący pokrywa:
- koszty konserwacji i przygotowania do transportu np. opakowania
- koszt transportu z ewentualną ochroną
- koszt ubezpieczenia na czas transportu i ekspozycji
- koszty podróży służbowej kuriera-konserwatora
Transport i ubezpieczenie
- Transport organizuje Biorący (samochodowy lub lotniczy).
- Szczegółowe warunki określa załącznik nr 3 do Umowy.
- Biorący zobowiązany jest do ubezpieczenia materiałów na podstawie wyceny Wypożyczającego.
- Ubezpieczenie obejmuje cały okres wypożyczenia, w tym transport.
Przekazanie i zwrot materiałów
- Przekazanie następuje jak najbliżej otwarcia/zamknięcia wystawy.
- Obecność upoważnionych przedstawicieli obu stron jest wymagana.
- Sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy.
- Biorący dostarcza pisemne upoważnienie do odbioru materiałów
- Dokumentacja stanu zachowania materiałów podpisywana jest przy wypożyczeniu.