Archiwum Akt Nowych - Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych w Archiwum Akt Nowych

Rozdział 1 Przepisy ogólne

§1.

1. Wprowadza się w Procedurę zgłoszeń wewnętrznych w Archiwum Akt Nowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Hankiewicza 1, zwaną dalej „Procedurą".

2. Procedura określa zasady postępowania względem zgłaszanych informacji o naruszeniu prawa oraz ochrony sygnalistów w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928 ze zm.).

§2.

1. Celem Procedury jest w szczególności określenie:

1) naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu wewnętrznemu;

2) zasad przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych, w tym działań następczych;

3) roli, zakresu zadań i obowiązków uczestników postępowania;

4) zasad zachowania poufności tożsamości osób do tego uprawnionych;

5) ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

2. Zasady zawarte w Procedurze nie naruszają, ani nie ograniczają obowiązku informowania bezpośrednio przełożonych o wszelkich zauważonych nieprawidłowościach, jak również zawiadamiania właściwych organów państwowych zgodnie z ich kompetencjami, w szczególności w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.

§3.

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1) działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez pracodawcę lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;

2) działaniu odwetowym - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

3) informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczącą zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której sygnalista pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

4) informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć informację przekazaną sygnaliście na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

5) kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej Archiwum Akt Nowych lub jego zastępcę, bądź osoby wyznaczone do pełnienia ich funkcji;

6) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć dział Archiwum Akt Nowych, zgodnie z obowiązującym regulaminem organizacyjnym;

7) kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

8) organie publicznym - należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;

9) osobie, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub z którą osoba ta jest powiązana;

10) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

11) osobie powiązanej z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17 ze zm.);

12) pracodawcy - należy przez to rozumieć Archiwum Akt Nowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Hankiewicza 1,

13) pracowniku - należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Archiwum Akt Nowych wykonującą pracę w ramach stosunku pracy;

14) współpracowniku - należy przez to rozumieć osobę świadczącą pracę na rzecz Archiwum Akt Nowych na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. zlecenie, dzieło, świadczenie usług);

15) rejestrze - należy przez to rozumieć rejestr zgłoszeń wewnętrznych;

16) sygnaliście - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą;

17) ujawnieniu publicznym - należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

18) upoważnionej osobie - należy przez to rozumieć pracownika posiadającego pisemne upoważnienie pracodawcy do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób wymienionych w zgłoszeniu wewnętrznym;

19) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928 ze zm.);

20) zgłoszeniu wewnętrznym - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy dokonane w oparciu o przepisy Procedury;

21) zgłoszeniu zewnętrznym - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

Rozdział 2

Zakres podmiotowy oraz przedmiotowy, wyłączenia

§4.

1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być informacje o naruszeniu prawa, polegającym na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa, w dziedzinach wyszczególnionych w art. 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, a w szczególności:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) ochrony środowiska;

7) zdrowia publicznego;

8) ochrony prywatności i danych osobowych;

9) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

10) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

11) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w art. 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

2. Przepisy Procedury stosuje się odpowiednio również względem osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

§5.

1. Przepisów Procedury nie stosuje się, jeżeli:

1) zgłoszenie wewnętrzne nie zostało dokonane w kontekście związanym z pracą, nie dotyczy dziedzin wymienionych w ustawie lub osoba działała w złej wierze,

2) informacja o naruszeniu prawa została zgłoszona na podstawie przepisów odrębnych i podlega rozpoznaniu zgodnie z procedurą określoną odrębnym zarządzeniem;

3) zgłoszenie wewnętrzne zostało dokonane przez sprawcę naruszenia prawa, który w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne;

4) informacja dotyczy sytuacji wyłączonych ustawowo.

2. Zgłoszenia anonimowe nie podlegają rozpoznaniu.

Rozdział 3

Podmioty upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych

§6.

1. Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, jest każdy z pracowników Działu kadr i rozwoju zawodowego.

2. Osoba, o której mowa w ust. 1 realizuje zadania określone w Procedurze na podstawie pisemnego upoważnienia Dyrektora oraz jest zobowiązana do zachowania tajemnicy w zakresie wynikającym z ustawy.

Rozdział 4

Zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych

§7.

W uzasadnionych przypadkach zgłoszenia wewnętrzne mogą podlegać postępowaniu wyjaśniającemu, prowadzonemu przez powoływany przez Dyrektora Zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych zwany dalej „Zespołem", który po zakończeniu postępowania ulega rozwiązaniu.
§8.

1. Pracownicy wchodzący w skład Zespołu, posiadają pisemne upoważnienie i są obowiązani do zachowania tajemnicy.

2. Zespół obraduje na posiedzeniach.

3. Pracami Zespołu kieruje wskazana przez Dyrektora osoba pełniąca funkcję przewodniczącego.

4. Z każdego posiedzenia Zespołu sporządzany jest protokół zawierający, w szczególności listę pracowników uczestniczących w posiedzeniu, ustalenia faktyczne oraz postanowienia końcowe. Protokół podpisywany jest przez wszystkich obecnych na posiedzeniu członków Zespołu.

5. Posiedzenia Zespołu nie są nagrywane ani utrwalane na żadnych nośnikach elektronicznych.

§9.

1. W skład Zespołu wchodzą trzy osoby wskazane przez Dyrektora.

2. Dyrektor wskazuje funkcje członków Zespołu.

3. W skład Zespołu mogą dodatkowo wchodzić pracownicy komórek organizacyjnych lub współpracownicy, których wiedza i doświadczenie może przyczynić się do sprawnego przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i weryfikacji zgłoszenia.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, upoważnienie, o którym mowa w § 6 ust. 2 wydaje Dyrektor.

§10

1. W przypadku powołania Zespołu, przepisy Procedury stosuje się odpowiednio.

2. W przypadku postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez Zespół, dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej realizuje przewodniczący Zespołu lub wskazany przez niego członek tego Zespołu.

Rozdział 5

Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych

§11.

1. Sygnaliście umożliwia się dokonanie zgłoszenia wewnętrznego:

1) w postaci elektronicznej na adres e-mail: sygnalista@aan.gov.pl

2) w postaci pisemnej na adres korespondencyjny osoby, o której mowa w §6 ust. 1 z dopiskiem „Do rąk własnych";

3) telefonicznie pod wskazany w Biuletynie Informacji Publicznej numer w dni robocze, w godzinach 8-16;

4) osobiście, na wniosek sygnalisty złożony za pośrednictwem jednego z kanałów, o których mowa w pkt 1-3 powyżej, podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.

2. Przesyłki adresowane do osoby, o której mowa w §6 ust. 1 z dopiskiem „Do rąk własnych" nie podlegają otwarciu i po zarejestrowaniu, w zamkniętej kopercie, przekazywane są bezpośrednio do osoby, o której mowa w §6 ust. 1.

3. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego, dokonanego w sposób, o którym mowa w:

1) ust. 1 pkt 3, pracownik o którym mowa w §6 ust. 1 sporządza protokół z rozmowy, informując sygnalistę o możliwości jego sprawdzenia, poprawienia i podpisania;

2) ust. 1 pkt 4, pracownik, o którym mowa w §6 ust. 1. sporządza protokół ze spotkania, umożliwiając sygnaliście jego sprawdzenie, poprawienie i podpisanie.

§12.

1. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać, w szczególności:

1) dane osobowe sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji, tj. imię i nazwisko, stanowisko lub funkcję, dane kontaktowe;

2) kontekst związany z pracą, w szczególności stosunek pracy lub innego rodzaju stosunek cywilnoprawny, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa;

3) datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia wewnętrznego;

4) dane osobowe osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie, niezbędne do ich identyfikacji, w tym imię i nazwisko, stanowisko, komórkę organizacyjną, w której zatrudniona jest wskazana osoba;

5) opis naruszenia prawa oraz datę, miejsce i okoliczności zdarzenia;

6) wskazanie, czy informacja o naruszeniu prawa była wcześniej zgłaszana, a jeśli tak to komu i jak zostało zakończone to zawiadomienie;

7) informację, czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;

8) podpis sygnalisty, za wyjątkiem zgłoszeń wewnętrznych dokonanych ustnie lub podczas bezpośredniego spotkania.

2. Na poparcie prawdziwości informacji o naruszeniu prawa sygnalista może do zgłoszenia wewnętrznego dołączyć dowody, wskazać dowody w jego treści lub dołączyć wykaz świadków.

3. Wzór zgłoszenia wewnętrznego, stanowi załącznik nr 1 do Procedury.

§13.

Sygnalista przekazane informacje o naruszeniu prawa powinien traktować z należytą poufnością i powstrzymać się od rozmów o dokonanym zgłoszeniu wewnętrznym, z wyjątkiem uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

§14.

1. W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa dotyczy pracownika, o którym mowa w §6 ust. 1, zgłoszenie wewnętrzne należy przekazać bezpośrednio do Dyrektora, który wskazuje inną osobę, która będzie odpowiedzialna za jej rozpatrzenie lub powołuje w trybie indywidualnym Zespól ds. rozpatrzenia zgłoszenia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 przepisy Procedury stosuje się odpowiednio.

Rozdział 6

Zasady przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych

§15.

1. Po wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego osoba, o której mowa w §6 ust. 1 przeprowadza jego wstępną weryfikację formalną i merytoryczną, a następnie rejestruje je w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

2. Wstępna weryfikacja formalna i merytoryczna polega, w szczególności na badaniu, czy zgłoszenie wewnętrzne spełnia wymogi wynikające z ustawy oraz czy zostało skierowane do właściwego podmiotu.

3. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 4 do Procedury.

§16.

1. W terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia wewnętrznego osoba, o której mowa w §6 ust. 1, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego, w sposób wskazany przez sygnalistę w treści zgłoszenia.

2. Obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego istnieje pod warunkiem, że sygnalista podał adres do kontaktu umożliwiający przekazanie potwierdzenia. Brak możliwości potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, osoba, o której mowa w §6 ust. 1 odnotowuje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

3. W przypadku zgłoszeń wewnętrznych dokonanych w sposób, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2, datą otrzymania zgłoszenia wewnętrznego jest data jego wpływu do Archiwum Akt Nowych

§17.

Jeżeli zachodzi konieczność uzyskania dodatkowych informacji związanych z otrzymanym zgłoszeniem wewnętrznym, na każdym etapie sprawy osoba, o której mowa w §6 ust. 1 kontaktuje się z sygnalistą, w sposób wskazany w treści zgłoszenia.

§18.

1. Zgłoszenie wewnętrzne jest rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze, o ile charakter lub przedmiot zgłoszenia nie warunkuje jego rozpoznania w trybie przewidzianym odrębnym zarządzeniem lub przepisami powszechnie obowiązującego prawa, ani nie zachodzi podstawa do wyłączenia przepisów Procedury.

2. Nie podejmuje się działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu wewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego, nie zawarto istotnych nowych informacji o naruszeniu prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 i 2 osoba, o której mowa w §6 ust. 1 odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze oraz przekazuje informację sygnaliście.

Rozdział 7 Działania następcze

§19.

1. Po potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego osoba, o której mowa w §6 ust. 1 rozpatruje zgłoszenie wewnętrzne w celu oceny prawdziwości informacji o naruszeniu prawa, podejmuje, z zachowaniem należytej staranności, przewidziane w Procedurze działania następcze oraz przekazuje informację zwrotną sygnaliście.

2. Warunkiem przekazania informacji zwrotnej o której mowa w ust. 1 jest podanie przez sygnalistę adresu do kontaktu.

3. Informację zwrotną przekazuje się:

1) nie później niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;

2) nie później niż 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

4. Informacja zwrotna zawiera w szczególności informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych, stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszeń prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa.

§20.

1. Weryfikacja zasadności zgłoszenia wewnętrznego odbywa się w ramach postępowania wyjaśniającego, toczącego się w oparciu o obowiązujące u pracodawcy regulacje oraz informacje uzyskane z komórek organizacyjnych, z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zasad bezstronności, należytej staranności i poufności tożsamości.

2. Osoba, o której mowa w §6 ust. 1 rozpatrująca zgłoszenie wewnętrzne, po zapoznaniu z jego treścią jest zobowiązana poinformować Dyrektora o wszelkich okolicznościach mogących wskazywać na brak bezstronności w stosunku do sygnalisty lub osoby wskazanej w zgłoszeniu.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 Dyrektor po analizie okoliczności podejmuje decyzję o wyłączeniu osoby, o której mowa w §6 ust. 1 i wyznacza inną osobę do rozpatrzenia zgłoszenia wewnętrznego. Powyższe nie wypływa na obowiązek zachowania tajemnicy, o którym mowa w ustawie.

§21.

1. Postępowanie wyjaśniające polega na sprawdzeniu i analizie okoliczności zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym, w szczególności zbadaniu przedstawionych dowodów i wysłuchaniu osób.

2. W ramach postępowania wyjaśniającego mogą być podejmowane w szczególności następujące czynności:

1) analiza przepisów prawa i obowiązujących regulacji wewnętrznych;

2) zwrócenie się do pracowników, pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej,

3) przekazanie dokumentów, materiałów lub informacji niezbędnych do przeprowadzenia działań następczych;

4) zwrócenie się do właściwej komórki organizacyjnej o przekazanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia działań następczych;

5) wysłuchanie osób mogących mieć wiedzę o zgłoszonej informacji o naruszeniu prawa;

6) zgromadzenie dokumentów niezbędnych do oceny prawdziwości informacji o naruszeniu prawa.

§22.

1. Na wniosek osoby, o której mowa w §6 ust. 1 kierownik komórki organizacyjnej lub inny pracownik jest zobowiązany w szczególności:

1) niezwłocznie, nie dalej niż w terminie 5 dni, udzielić potrzebnych informacji lub udostępnić wnioskowane dokumenty, potrzebne do ustalenia wszystkich okoliczności rozpatrywanego zgłoszenia wewnętrznego;

2) zwolnić z obowiązku pracy pracownika wezwanego w celu jego wysłuchania.

2. Każdy pracownik jest zobowiązany do współpracy w zakresie niezbędnym dla prowadzonego postępowania wyjaśniającego, w szczególności do udzielenia potrzebnych informacji oraz stawienia się w umówionym terminie w celu jego wysłuchania.

3. W toku postępowania wyjaśniającego osoba, o której mowa w §6 ust. 1 odpowiada za zgromadzenie dokumentów potrzebnych do ustalenia zasadności zgłoszenia wewnętrznego, zaś podejmowane czynności utrwala w formie notatki służbowej.

4. Z wysłuchania pracowników wezwanych w celu złożenia wyjaśnień sporządza się protokół.

§23.

1. Osoby uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym, niezależnie od charakteru tego udziału, są zobowiązane do złożenia pisemnego oświadczenia o zachowaniu w poufności wszelkich informacji, o których dowiedziały się w czasie prowadzonego postępowania wyjaśniającego. Obowiązek zachowania poufności trwa także po zakończeniu postępowania.

2. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do Procedury.

§24.

1. Po weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i oceny prawdziwości informacji o naruszeniu prawa wskazanej w jego treści, postępowanie wyjaśniające kończy się sporządzeniem informacji końcowej stwierdzającej:

1) zasadność informacji o naruszeniu prawa;

2) bezzasadność informacji o naruszeniu prawa.

2. Informacja końcowa w sprawie zgłoszenia wewnętrznego jest przekazywana do Dyrektora Zastępców Dyrektora oraz kierowników komórek organizacyjnych właściwym w obszarze, którego dotyczy zgłoszenie wewnętrzne.

3. Informacja końcowa w sprawie zgłoszenia wewnętrznego zawiera, w szczególności:

1) opis naruszenia prawa;

2) ustalenia poczynione w toku postępowania wyjaśniającego;

3) informację co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego;

4) w przypadku zgłoszeń zasadnych, rekomendacje dalszych działań następczych, w tym ewentualnych działań w stosunku do osoby, której zgłoszenie dotyczyło;

5) zalecenia mające na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości.

4. Po zapoznaniu się z informacją końcową w sprawie zgłoszenia wewnętrznego pracodawca podejmuje decyzję w zakresie działań mających na celu eliminację stwierdzonych naruszeń prawa i przeciwdziałanie ponownemu ich wystąpieniu, w tym w szczególności działania przewidziane przepisami prawa pracy, zmiany organizacyjne, czynności kontrolne lub zawiadomienie właściwych organów.

Rozdział 8

Zgłoszenia nieprawdziwe

§25.

1. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego lub w następstwie postępowania wyjaśniającego, że w zgłoszeniu wewnętrznym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, sygnalista będący pracownikiem, ponosi odpowiedzialność porządkową lub dyscyplinarną, zgodnie z przepisami kodeksu pracy.

2. Jeżeli sygnalista pozostaje z Archiwum Akt Nowych w stosunku innym, niż stosunek pracy, ustalenie okoliczności, o których mowa w ust. 1, może skutkować rozwiązaniem umowy w oparciu, o którą stosunek ten jest kształtowany.

§26.

W przypadku okoliczności, o których mowa w § 25 informacja, co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego powinna zawierać szczegółowe ustalenia oraz informację, w przedmiocie celowości dokonania zawiadomienia do właściwych organów w związku z możliwością naruszenia przepisów ustawy.
§27.

Przepisy niniejszego rozdziału nie wyłączają możliwości dochodzenia roszczeń, w tym przez osoby trzecie na podstawie przepisów ustawy.

Rozdział 9

Prawo do zgłoszenia zewnętrznego i ujawnienia publicznego

§28.

1. Sygnalista, w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa, z pominięciem niniejszej Procedury do Rzecznika Praw Obywatelskich albo innego organu publicznego, właściwego w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, wskazanej w ustawie.

2. Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zgłoszenia zewnętrznego, nie wyłącza uprawnień sygnalisty do dokonania zgłoszenia również do organów lub jednostek Unii Europejskiej.

3. Zgłoszenie zewnętrzne dokonane z pominięciem Procedury nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony, o ile spełnienia warunki wynikające z ustawy.

§29.

Sygnalista, który dokonał ujawnienia publicznego podlega ochronie, o ile spełnione zostały przesłanki wskazane w ustawie.

Rozdział 10

Ochrona danych oraz postępowanie z dokumentacją

§30.

1. Dane osobowe sygnalisty, osoby, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu wewnętrznym podlegają ochronie prawnej zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych i ustawy.

2. Dane osobowe oraz inne dane na podstawie, których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować sygnalistę nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, z wyłączeniem sytuacji, w której ujawnienie tożsamości osób wskazanych w ust. 1, jest wymagane na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

3. Jeżeli zgłoszenie wewnętrzne nie zawiera informacji, czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości, osoba, o której mowa w §6 ust. 1 w ramach wstępnej weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego kontaktuje się z sygnalistą w celu ustalenia tej okoliczności. Powyższe następuje pod warunkiem, że sygnalista podał adres do kontaktu

4. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, w szczególności w związku z postępowaniami prowadzonymi przez inne organy.

5. W procesie przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, ochronę tożsamości zapewnia się również osobie, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy oraz osobie trzeciej.

§31.

i. W związku z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń wewnętrznych, podejmowaniem działań następczych oraz przetwarzaniem danych osobowych osób wymienionych w

zgłoszeniu wewnętrznym, pracownicy oraz współpracownicy są zobowiązani do:

1) posiadania pisemnego upoważnienia;

2) złożenia oświadczenia o zobowiązaniu do zachowania poufności;

3) traktowania wszystkich zgłoszeń z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu koniecznością kierowania się zasadą bezstronności i obiektywizmu.

2. Osoby biorące udział w pracach Zespołu, zobowiązane są do posiadania stosownego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L nr 119 z 04.05.2016, str. 1).

§32.

Dokumentacja zgromadzona w następstwie przyjętego zgłoszenia wewnętrznego:

1) nie może być udostępniana i rozpowszechniana w żaden sposób, poza sytuacjami gdy obowiązek jej przekazania wynika z przepisów prawa;

2) podlega ochronie przewidzianej dla danych osobowych, co dotyczy wszelkich informacji w niej zawartych, w szczególności rodzących ryzyko ujawnienia tożsamości zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy;

3) jest przechowywana w szafie w zamykanym pomieszczeniu biurowym (pokoju), do którego dostęp posiadają jedynie upoważnione osoby.

§33.

1. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem wewnętrznym, w tym dane w rejestrze są przechowywane przez osobę, o której mowa w §6 ust. 1, nie dłużej niż przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie wewnętrzne lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

2. Po upływie okresu przechowywania danych osoba, o której mowa w §6 ust. 1 usuwa dane osobowe i niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem wewnętrznym w sposób uzgodniony z komórką organizacyjną właściwą do spraw archiwizacji.

§34.

Zgodnie z ustawą, do dokumentów powstałych w związku z przyjmowaniem zgłoszeń wewnętrznych lub podejmowania działań następczych nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j., Dz. U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.).

Rozdział 11

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

§35.

Zgłoszenie wewnętrzne dokonane w oparciu o przepisy Procedury podlega rejestracji w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, za którego prowadzenie odpowiada osoba, o której mowa w §6 ust. 1.
§36.

1. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się dane dotyczące:

1) numeru zgłoszenia wewnętrznego;

2) przedmiotu naruszenia prawa;

3) danych osobowych sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adresu do kontaktu sygnalisty;

5) daty dokonania zgłoszenia wewnętrznego;

6) informacji o podjętych działaniach następczych;

7) daty zakończenia sprawy.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych jest prowadzony w postaci elektronicznej, w sposób uniemożliwiający nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji w nim zgromadzonych.

Rozdział 12 Ochrona sygnalisty

§37.

1. Sygnalista podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego informacja o naruszeniu prawa jest:

1) prawdziwa w momencie jej dokonywania;

2) stanowi informację o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy.

2. Ochrona przysługuje sygnaliście bez względu na to, czy w toku postępowania doszło do potwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa.

3. Ochronie podlegają również osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby i podmioty powiązane z sygnalistą, do których przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio.
§38.

Sygnaliście oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia zapewnia się ochronę przed działaniami odwetowymi, w szczególności poprzez:

1) poszanowanie zasady poufności tożsamości;

2) ograniczenie dostępu do danych wyłącznie dla osób upoważnionych;

3) gromadzenie oświadczeń o obowiązku zachowania poufności osób biorących udział w wyjaśnianiu zgłoszenia wewnętrznego;

4) podejmowanie działań informujących o następstwach wdrożenia ustawy;

5) wyciąganie odpowiedzialności pracowniczej określonej w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku - kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2023 r. poz.1465 ze zm.) oraz ustawie z dnia 21 listopada 2008 roku o służbie cywilnej (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 409 ze zm.) w stwierdzonych przypadkach naruszenia przepisów Procedury.

§39.

1. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie sygnalisty, który korzysta z ochrony przewidzianej ustawą, w tym stosowanie działań odwetowych, jak również groźby lub próby ich zastosowania.

2. Zabronione jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie sygnalisty pozostające w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym, w szczególności stosowanie działań odwetowych w zakresie:

1) rozwiązania stosunku pracy;

2) zmiany warunków pracy lub płacy;

3) zmiany praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy;

4) odpowiedzialności pracowniczej;

5) ocen pracowniczych oraz systemu awansowania;

6) systemu wynagradzania oraz świadczeń dodatkowych;

7) niekorzystnego traktowania;

8) kształcenia zawodowego.

§40.

1. Sygnalista, który powziął wiedzę o planowanych względem niego działaniach odwetowych podjętych w związku z dokonanym przez niego zgłoszeniem wewnętrznym, powinien poinformować o tym osobę, o której mowa w §6 ust. 1 która podejmuje czynności w celu sprawdzenia otrzymanej informacji, w sposób zapewniający możliwie najszerszą ochronę sygnalisty, chyba że sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie jego tożsamości w związku z takimi działaniami.

2. W przypadku działań odwetowych podjętych w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym, sygnalista powinien niezwłocznie poinformować osobę o której mowa w §6 ust. 1, która weryfikuje podstawy takiego działania i informuje o sytuacji Dyrektora.

§41.

Potwierdzenie zastosowania względem sygnalisty działań odwetowych w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym, stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności pracowniczej oraz odpowiedzialności karnej wynikającej z ustawy.
§42.

W przypadku sygnalistów, niebędących pracownikami Archiwum Akt Nowych, przepisy rozdziału stosuje się odpowiednio.
§43.

Zapoznanie z niniejszą Procedurą pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem, składając oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Procedury.

§44.

Dyrektor może udzielić pełnomocnictwa na rzecz Zastępcy Dyrektora do wykonywania kompetencji zastrzeżonych dla Dyrektora.

-------------------------------------------------------------------

Kontakt:

Dział kadr i rozwoju zawodowego

tel.: 225893106

e-mail: sygnalista@aan.gov.pl

Adres korespondencyjny:

ul. Hankiewicza 1
02-103 Warszawa