ODDZIAŁ I
Kształtowania narodowego zasobu archiwalnego
Kierownik oddziału - Joanna Racka
tel. 22 589 31 16
e-mail: joanna.racka@aan.gov.pl
1. Do zakresu działania Oddziału I kształtowania narodowego zasobu archiwalnego w szczególności należy:
-
- przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną;
- przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych w zakresie:
- ustalania jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne;
- ustalania wartości archiwalnej dokumentacji;
- postępowania z dokumentacją i jej oceny w związku z ustaniem działalności jednostek organizacyjnych;
- nagłych działań dotyczących zabezpieczenia materiałów archiwalnych zagrożonych utratą lub zniszczeniem;
- opiniowanie projektów przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, tj. instrukcji kancelaryjnych, jednolitych rzeczowych wykazów akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego i ich zmian oraz prowadzenie spraw związanych z ich uzgadnianiem i określaniem;
- rozpatrywanie wniosków o wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
- prowadzenie ewidencji jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne;
- współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie:
- rozpoznawania i ustalania podmiotów wytwarzających materiały archiwalne,
- opiniowania projektów przepisów kancelaryjnych i archiwalnych i ich zmian,
- realizacji umów o współpracy z wytwórcami niepaństwowego zasobu archiwalnego zawartych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
- przeprowadzania ekspertyz w zakresie oceny wartości archiwalnej dokumentacji,
- przeprowadzania ekspertyz w zakresie postępowania z dokumentacją w związku
z ustaniem działalności podmiotów, - przeprowadzania ekspertyz w zakresie zabezpieczania materiałów archiwalnych zagrożonych utratą lub zniszczeniem,
- opiniowania wniosków dotyczących dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania,
- udzielania konsultacji dotyczących zarządzania dokumentacją;
- współpraca z podmiotami posiadającymi archiwa wyodrębnione w zakresie ustalania wartości archiwalnej dokumentacji i opiniowania wniosków dotyczących dokumentacji proponowanej do wybrakowania;
- przygotowywanie i opiniowanie projektów umów o użyczenie materiałów archiwalnych i projektów porozumień w sprawie pozostawienia materiałów archiwalnych;
- udział w powierzaniu materiałów archiwalnych;
- obsługa kwerend pracowniczych i udzielanie informacji o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, udostępnianie przechowywanej dokumentacji upoważnionym osobom i organom;
- prowadzenie konsultacji, instruktaży i doradztwa w zakresie postępowania
z dokumentacją oraz prowadzenia archiwów zakładowych i składnic akt.
- W strukturze Oddziału I kształtowania narodowego zasobu archiwalnego wyodrębnia się Sekcję archiwum Ministerstwa Skarbu Państwa. Do zakresu jej działania należy:
- prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowywania zasobu archiwum Ministerstwa Skarbu Państwa, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi;
- przygotowywanie środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych;
- wydzielenie i przygotowanie do ekspertyzy, brakowania i przekwalifikowania przejętej dokumentacji niearchiwalnej;
- wyszukiwanie dokumentów, informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych;
- urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych, w tym wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji oraz wtórnych dokumentów opisowo prezentujących tę treść lub jej wyróżnione składniki;
- udostępnianie użytkownikom zewnętrznym materiałów archiwalnych;
- rozmieszczenie i zabezpieczenie materiałów archiwalnych;
- wypożyczanie materiałów archiwalnych do innych instytucji oraz prowadzenie ewidencji tych czynności.