Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce. Zamknij Zamknij

ODDZIAŁ I

Kształtowania narodowego zasobu archiwalnego

Kierownik oddziału - Joanna Racka
tel. 22 589 31 16
e-mail: joanna.racka@aan.gov.pl

                    1. Do zakresu działania Oddziału I kształtowania narodowego zasobu archiwalnego w szczególności należy:

    • przeprowadzanie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną;
    • przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych w zakresie:
    1. ustalania jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne;
    2. ustalania wartości archiwalnej dokumentacji;
    3. postępowania z dokumentacją i jej oceny w związku z ustaniem działalności jednostek organizacyjnych;
    4. nagłych działań dotyczących zabezpieczenia materiałów archiwalnych zagrożonych utratą lub zniszczeniem;
    • opiniowanie projektów przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, tj. instrukcji kancelaryjnych, jednolitych rzeczowych wykazów akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego i ich zmian oraz prowadzenie spraw związanych z ich uzgadnianiem i określaniem;
    • rozpatrywanie wniosków o wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
    • prowadzenie ewidencji jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne;
    • współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie:
    1. rozpoznawania i ustalania podmiotów wytwarzających materiały archiwalne,
    2. opiniowania projektów przepisów kancelaryjnych i archiwalnych i ich zmian,
    3. realizacji umów o współpracy z wytwórcami niepaństwowego zasobu archiwalnego zawartych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
    4. przeprowadzania ekspertyz w zakresie oceny wartości archiwalnej dokumentacji,
    5. przeprowadzania ekspertyz w zakresie postępowania z dokumentacją w związku
      z ustaniem działalności podmiotów,
    6. przeprowadzania ekspertyz w zakresie zabezpieczania materiałów archiwalnych zagrożonych utratą lub zniszczeniem,
    7. opiniowania wniosków dotyczących dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania,
    8. udzielania konsultacji dotyczących zarządzania dokumentacją;
    • współpraca z podmiotami posiadającymi archiwa wyodrębnione w zakresie ustalania wartości archiwalnej dokumentacji i opiniowania wniosków dotyczących dokumentacji proponowanej do wybrakowania;
    • przygotowywanie i opiniowanie projektów umów o użyczenie materiałów archiwalnych i projektów porozumień w sprawie pozostawienia materiałów archiwalnych;
    • udział w powierzaniu materiałów archiwalnych;
    • obsługa kwerend pracowniczych i udzielanie informacji o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, udostępnianie przechowywanej dokumentacji upoważnionym osobom i organom;
    • prowadzenie konsultacji, instruktaży i doradztwa w zakresie postępowania
      z dokumentacją oraz prowadzenia archiwów zakładowych i składnic akt.
    1. W strukturze Oddziału I kształtowania narodowego zasobu archiwalnego wyodrębnia się Sekcję archiwum Ministerstwa Skarbu Państwa. Do zakresu jej działania należy:
    • prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowywania zasobu archiwum Ministerstwa Skarbu Państwa, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi;
    • przygotowywanie środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych;
    • wydzielenie i przygotowanie do ekspertyzy, brakowania i przekwalifikowania przejętej dokumentacji niearchiwalnej;
    • wyszukiwanie dokumentów, informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych;
    • urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych, w tym wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji oraz wtórnych dokumentów opisowo prezentujących tę treść lub jej wyróżnione składniki;
    • udostępnianie użytkownikom zewnętrznym materiałów archiwalnych;
    • rozmieszczenie i zabezpieczenie materiałów archiwalnych;
    • wypożyczanie materiałów archiwalnych do innych instytucji oraz prowadzenie ewidencji tych czynności.